Ons plan

Ontwikkelen van een strategische visie voor de integratie van AI-technologieën en het optimaliseren van datagebruik binnen onze organisatie, met als doel innovatie en efficiëntie te bevorderen

Tijdpad & mijlpalen

G

Tijdpad & mijlpalen

  • Opstellen praktische richtlijnen rond het gebruik van AI door medewerkers binnen onze organisatie - kwartaal 1 2026 - Afgerond
  • Organisatie opleidingen rond gebruik van Copilot voor gebruikers - kwartaal 1 en 2 2026 - Afgerond
  • Verkennen, in kaart brengen en prioriteren van concrete AI use cases binnen onze organisatie - kwartaal 2 en 3 2026 - Lopend
  • Een concrete uitwerking van één gekozen AI use case met inschatting van de verwachte voordelen (tijdswinst, kwaliteitsverbetering en kostenbesparing) - kwartaal 3 en 4 2026 - Nog op te starten

Stand van zaken

G

Stand van zaken (toelichting)

  • Opstellen praktische richtlijnen rond het gebruik van AI door medewerkers binnen onze organisatie - kwartaal 1 2026 - Afgerond

Binnen de gemeentelijke administratie wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van generatieve AI-toepassingen, zowel via publiek toegankelijke tools als via door het bestuur aangeboden oplossingen. Deze evolutie biedt belangrijke opportuniteiten om de dienstverlening te ondersteunen en interne werkprocessen efficiënter te organiseren. Tegelijk brengt zij aandachtspunten met zich mee op het vlak van gegevensbescherming, betrouwbaarheid van output en transparantie, in het bijzonder in communicatie naar burgers.

Om op deze ontwikkelingen op een zorgvuldige en eenduidige manier in te spelen, werden richtlijnen uitgewerkt voor het gebruik van generatieve AI binnen de organisatie. Deze richtlijnen zijn van toepassing op alle medewerkers van de administratie die gebruikmaken van dergelijke tools en vormen een eerste beleidsmatig kader dat in de toekomst verder kan worden verfijnd.

De richtlijnen beogen in de eerste plaats duidelijkheid en rechtszekerheid te bieden aan medewerkers. Zij bepalen expliciet wat wel en niet is toegestaan bij het gebruik van generatieve AI, met bijzondere aandacht voor privacy en vertrouwelijkheid. Zo wordt het invoeren van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie in publieke AI-toepassingen expliciet verboden, wat de risico’s op datalekken en onrechtmatig gegevensgebruik aanzienlijk beperkt.
Daarnaast onderstrepen de richtlijnen dat generatieve AI uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel kan worden ingezet en geen vervanging vormt voor menselijke expertise en professionele oordeelsvorming. Medewerkers blijven steeds eindverantwoordelijk voor de inhoud en correcte toepassing van AI-gegenereerde output, die verplicht kritisch nagelezen en gevalideerd moet worden. Verder voorzien de richtlijnen in transparantie tegenover burgers en externe stakeholders wanneer AI een significante bijdrage levert aan teksten of beelden. Dit sluit aan bij de principes van open en zorgvuldige overheidshandeling en draagt bij tot het vertrouwen in de werking van het lokaal bestuur.
Tenslotte werd bewust gekozen voor een werkbaar en flexibel kader. De richtlijnen vertrekken van laag-risicotoepassingen, stimuleren een lerende aanpak en voorzien in een periodieke evaluatie en bijsturing, rekening houdend met nieuwe regelgeving, technologische evoluties en praktijkervaringen.

De richtlijnen werden besproken met de leidinggevenden tijdens het leidinggevendenoverleg van 24 maart 2026 en formeel vastgesteld door het managementteam op 3 april 2026. Ze werden inmiddels via een intern nieuwsbericht op het intranet gecommuniceerd aan alle medewerkers. In de maanden april en mei 2026 werden de richtlijnen per dienst verder in detail toegelicht.

Daarnaast werd op het intranet de themapagina ‘AI op de werkvloer’ ingericht, waar medewerkers onder meer deze richtlijnen kunnen raadplegen. Met deze stappen werd een eerste, gecontroleerde en verantwoorde verankering van generatieve AI binnen de organisatie gerealiseerd.

  • Organisatie opleidingen rond gebruik van Copilot voor gebruikers - kwartaal 1 en 2 2026 - Afgerond

In het kader van een verantwoorde en gedragen inzet van AI-technologie binnen de organisatie wordt sterk ingezet op opleiding en ondersteuning van medewerkers. Voor de kwartalen 1 en 2 van 2026 liep daarom een opleidingsaanbod rond het gebruik van Microsoft Copilot en generatieve AI-toepassingen, specifiek afgestemd op de context en werking van een lokaal bestuur.

Om dit opleidingsaanbod te versterken, is het lokaal bestuur lid geworden van AImbtenaar. AImbtenaar is een Vlaams kennis- en leerplatform dat zich specifiek richt op ambtenaren en medewerkers van lokale besturen en overheden. Het platform focust op het praktisch, verantwoord en efficiënt inzetten van AI in een overheidscontext, met bijzondere aandacht voor publieke waarden, juridische randvoorwaarden en concrete toepassingen in de dagelijkse werking van een lokaal bestuur.

Dankzij dit lidmaatschap heeft de organisatie toegang tot een ruimer aanbod aan online opleidingen, webinars en ondersteunende materialen die expliciet zijn afgestemd op de noden en processen van lokale besturen. Deze digitale opleidingen bieden medewerkers de mogelijkheid om hun kennis rond AI en Copilot stapsgewijs te verdiepen en op hun eigen tempo bij te leren.

De verschillende opleidingen en leermogelijkheden worden actief gecommuniceerd via het intranet en worden gebundeld op de themapagina ‘AI op de werkvloer’. Medewerkers die niet live kunnen deelnemen aan een opleiding, hebben steeds de mogelijkheid om deze achteraf opnieuw te bekijken, wat de toegankelijkheid en brede deelname aanzienlijk verhoogt.

Daarnaast werd de organisatie geselecteerd binnen het AI-adoptieprogramma van Microsoft en ontving zij in dat kader 50 testlicenties voor Microsoft Copilot. Deze licenties konden tijdelijk binnen de organisatie worden toegekend aan medewerkers en liepen tot eind mei 2026. Tot op heden zijn de toegekende licenties vanuit het AI-adoptieprogramma van Microsoft actief en kunnen deze nog steeds gebruikt worden door onze medewerkers. Ze maken het mogelijk om Copilot in een reële werkomgeving te testen en ervaring op te bouwen met concrete toepassingen binnen verschillende diensten. De inzichten uit deze testfase zullen gebruikt worden om verdere beleidskeuzes rond adoptie, opleiding en ondersteuning te onderbouwen. 

In samenwerking met AImbtenaar zal tijdens het "Begeleidingstraject voor de opmaak van een AI-visie, de prioritering van use cases en de functionele uitwerking van een top use case" worden onderzocht hoeveel bijkomende betalende Copilot-licenties noodzakelijk zijn voor onze medewerkers. Medewerkers die niet beschikken over een betalende licentie kunnen wel gebruik blijven maken van de basisversie van Copilot. Het voornaamste verschil is dat deze basisversie niet geïntegreerd is met de andere Microsoft 365-toepassingen, waardoor bepaalde functionaliteiten en automatiseringsmogelijkheden niet beschikbaar zijn. 
 
Met deze combinatie van gerichte opleidingen en toegang tot een gespecialiseerd leerplatform wordt verder ingezet op een gecontroleerde, lerende en praktijkgerichte AI-adoptie binnen de organisatie.
 
  • Verkennen, in kaart brengen en prioriteren van concrete AI use cases binnen onze organisatie - kwartaal 2 en 3 2026 - Lopend

In het tweede en derde kwartaal van 2026 wordt binnen dit project ingezet op het systematisch identificeren, inventariseren en prioriteren van concrete AI-use cases binnen de organisatie. Het doel is om inzicht te verwerven in de domeinen waar AI een meerwaarde kan bieden, zowel voor de interne werking als voor de dienstverlening aan burgers, en om deze toepassingen op een onderbouwde manier te rangschikken volgens hun potentieel en haalbaarheid.

Om dit traject te ondersteunen, werd een overheidsopdracht uitgeschreven onder de titel “Begeleidingstraject voor de opmaak van een AI-visie, prioritering van use cases en functionele uitwerking van een top use case”. In het kader van deze opdracht werden volgende ondernemingen uitgenodigd om een offerte in te dienen:

  • AImbtenaar
  • Cronos Public Services NV
  • C-smart

Er werden offertes ontvangen van AImbtenaar en C-smart. AImbtenaar diende een voorstel in voor alle onderdelen van de opdracht, terwijl C-smart enkel een offerte indiende voor de opmaak van een AI-visie. Op basis van de ingediende voorstellen besliste het college van burgemeester en schepenen in zitting van 3 augustus 2026 de opdracht toe te wijzen aan AImbtenaar.

Samen met AImbtenaar zal worden gewerkt aan een overzicht van relevante en haalbare AI-toepassingen voor het lokaal bestuur, met bijzondere aandacht voor de dienstverlening aan burgers en de ondersteunende processen binnen de organisatie. Dit overzicht wordt aangevuld met praktijkvoorbeelden uit Vlaanderen en andere organisaties, zodat naast de theoretische mogelijkheden ook concrete en reeds bewezen toepassingen in kaart worden gebracht.

Daarnaast zal één geselecteerde use case samen met de administratie verder worden uitgewerkt en functioneel worden beschreven. Deze oefening vormt de basis voor een eventuele verdere technische en organisatorische implementatie en biedt de organisatie de mogelijkheid om op een gecontroleerde wijze ervaring op te bouwen met de omzetting van een beleidsmatige ambitie naar een concrete AI-toepassing. In het derde kwartaal van 2026 wordt hiervoor een gerichte workshop georganiseerd.

Parallel hieraan vond een verkennend en kennismakend overleg plaats met de firma Robonext, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het automatiseren en optimaliseren van werkprocessen. Als proefproces werd het proces binnen de sociale dienst naar voren geschoven. In een eerste vervolgoverleg maakte Robonext een analyse van het huidige proces en bracht zij in kaart op welke manier dit proces (gedeeltelijk) kan worden geautomatiseerd en waar mogelijke efficiëntiewinsten kunnen worden gerealiseerd.

Afgesproken werd dat intern verder wordt gewerkt met het aangeleverde voorstel om dit inhoudelijk te beoordelen en te toetsen aan de organisatorische en beleidsmatige context. Begin mei 2026 stond een vervolgoverleg gepland waarin de feedback van de organisatie werd besproken. Op basis van deze terugkoppeling zal Robonext hun voorstel concreet verder uitwerken. Daarnaast werden ook gesprekken opgestart met andere firma's waaronder Skillsourcing en Mondea om na te gaan welke oplossing zij kunnen bieden. Op basis van de drie ingediende voorstellen zal intern worden beslist welk traject verder wordt uitgewerkt.

Met deze trajecten wordt zowel op strategisch als op praktisch niveau ervaring opgebouwd in het identificeren, beoordelen en concretiseren van AI-use cases. Dit laat toe om in een volgende fase gefundeerde keuzes te maken over verdere investering, opschaling en integratie van AI-toepassingen binnen de organisatie.

Budgetopvolging

G

Budgetopvolging

Het project verloopt binnen de vooropgestelde budgetten.

Opvolgingsrapportering 2026
Gerealiseerd Krediet
30/06/2026 30/06/2026
Ontvangsten 0 0
Uitgaven 6.485 50.000