Financiële rapportering

De thesaurietoestand wordt weergegeven aan de hand van de stand van de financiële rekeningen. De beschikbare liquide middelen zijn gedurende de eerste helft van het jaar verminderd van ruim 9,3 mio euro tot ruim 7,3 mio euro op de verschillende bank- en beleggingsrekeningen. Deze daling is minder sterk dan andere jaren, vorig jaar zagen we bijvoorbeeld een halvering van de beschikbare liquide middelen. De belangrijkste reden voor de daling is dat de eerste jaarhelft  de gemeente weinig (aanvullende) belastingen ontvangt terwijl haar uitgaven permanent blijven doorlopen.

De liquiditeitsprognose gebruiken we om in te schatten wanneer we nieuwe leningen moeten aangaan. De opname van leningen gebeurt immers enkel in functie van de beschikbare liquiditeiten. We brengen zelf in kaart welke grote ontvangsten en uitgaven er zijn op bepaalde data. Langs de uitgavenzijde denken we hierbij bijvoorbeeld aan RSZPPO-bijdragen, bijdragen bedrijfsvoorheffing, betaling lonen, wekelijkse betalingen leveranciersfacturen (hiervoor rekenen we een bedrag van 2 à 300.000 euro), maandelijkse betalingen aan politiezone Bodukap, driemaandelijkse betalingen aan brandweerzone Rivierenland en Zorgbedrijf. Langs de ontvangstenzijde houden we rekening met onder meer de voorschotten van de aanvullende belastingen, die op regelmatige tijdstippen doorgestort worden. Het zwaartepunt van deze ontvangsten ligt voornamelijk in het tweede semester. Ook het tijdstip van uitsturen van eigen belastingen heeft een impact op het tijdstip dat het grote aandeel van deze belasting ontvangen zal worden, daarom plannen we eerst de grotere kohieren (bedrijfsbelasting en belasting onbebouwde percelen) en pas op het einde van het jaar de kleinere kohieren (standplaatsen).
Een aantal kohieren sturen we ook uit per kwartaal zoals o.a. reclamedrukwerk.

Door de aankoop van nieuwe software voor de opmaak van kohieren zullen in 2022 een aantal grotere kohieren met vertraging uitgestuurd worden, we denken bijvoorbeeld aan de bedrijfsbelasting. De voorbereiding werd gemaakt, de aangiftes werden verstuurd. Bij Cipal zijn er momenteel nog problemen om de kohieren verder af te werken. We gaan er van uit dat dit een éénmalige situatie.

Sinds de invoering van BBC2020 is het ook mogelijk om middelen tussen OCMW en gemeente over te hevelen, deze moeten in een later stadium niet terug getransfereerd worden. Er zijn aparte boekingen voorzien die de overheveling van deze middelen registreert, zodat dit ook duidelijk in de algemene boekhouding en in de rapportering naar toezicht wordt opgenomen.

Hierdoor kunnen we de voorraad liquide middelen zeer kort opvolgen en tijdig starten met het uitschrijven van een bestek voor de opname van leningen.

Voor de beheerscontrole verwijzen we graag naar de evaluatie van de prioritaire acties (deel 1 van dit rapport).

Bij de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 werd een duidelijke keuze gemaakt om de reeds bestaande projectwerking en de opvolging van de prioritaire acties te integreren. Elke prioritaire actie werd mee opgenomen in onze reeds bestaande projectportfolio. Hierdoor werd voor elk van deze acties een projectleider en sponsor aangeduid én dienden ze op een structurele wijze geëvalueerd en opgevolgd te worden. Deze structurele opvolging zal vanaf nu verlopen via een nieuwe toepassing, Pepperflow. In deze toepassing zullen alle (investerings)projecten en acties opgevolgd kunnen worden, ook de niet-prioritaire. In Pepperflow kan op een eenvoudige en transparante manier weergegeven worden wat de status is van het project of de actie uit het meerjarenplan en wat de budgettaire impact ervan is, en niet enkel op het rapporteringsmoment van de beleidsevaluatie.

De evaluatie van de verschillende acties en projecten verloopt op basis van drie standaardindicatoren ‘stand van zaken’, ‘tijdpad en mijlpalen’ en ‘wat kost het’. Voor elk van deze standaardindicatoren heeft de projectleider of actieverantwoordelijke de mogelijkheid om te kiezen uit drie statussen ‘groen’, ‘oranje’, ‘rood’. Samen met een inhoudelijke toelichting zorgt dit voor uitgebreide evaluatiemogelijkheden.

Voor de rapportage over de status van de verschillende acties en projecten werd een duidelijke periodiciteit vastgelegd. Zo werd bepaald dat over de acties uit het meerjarenplan, zowel de prioritaire als niet-prioritaire acties, tweemaal per jaar zal gerapporteerd worden. Deze rapporten zullen intern worden voorgelegd aan het M-team en P-team. Naast deze interne rapportering zullen de rapporten over de prioritaire acties ook worden voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.

Voor de projecten maken we ook een opsplitsing tussen prioritaire en niet-prioritaire projecten. Voor de prioritaire projecten dient er op kwartaalbasis te worden gerapporteerd, voor de niet-prioritaire tweemaal per jaar. De kwartaalrapportage over de prioritaire projecten zal enkel intern worden voorgelegd aan het M-team en P-team.

Algemeen

Naast een realisatiegraad ten opzichte van de laatste versie van het meerjarenplan (goedgekeurd in de gemeenteraad van mei 2022), vergelijken we de cijfers van de kosten en opbrengsten per 30/06 met het voorgaande jaar. We geven ook de belangrijkste wijzingen weer tussen deze twee cijfers.

We trachten om een zo correct mogelijk beeld te schetsen van de situatie per 30 juni. Volledig correct zal dit echter nooit zijn, aangezien het boekhoudsysteem een tussentijdse afsluiting niet voorziet, en we niet altijd op 30/6 volledig bij zijn met alle boekingen m.b.t. de eerste jaarhelft.

EXPLOITATIE PER 30/06/2022 - EVOLUTIE
	2021			2022			Vergelijking
I. Exploitatie-uitgaven	30-6-2021	MJP	Realisatie 2021	30-6-2022	MJP	Realisatie 2022	Realisatie 2022 vs. 2021
A. Operationele uitgaven	15.260.369	35.736.443	42,70%	16.236.292	38.502.128	42,17%	-0,53%
1. Goederen en diensten	2.552.817	8.120.851	31,44%	2.967.047	9.333.525	31,79%	0,35%
2. Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen	9.527.078	19.374.881	49,17%	9.984.279	21.462.072	46,52%	-2,65%
a. Politiek personeel	283.227	588.250	48,15%	316.106	649.133	48,70%	0,55%
b. Vastbenoemd niet-onderwijzend personeel	3.328.153	5.993.703	55,53%	3.187.145	5.788.013	55,06%	-0,46%
c. Niet-vastbenoemd niet-onderwijzend personeel	2.919.905	6.804.385	42,91%	3.186.036	7.804.132	40,82%	-2,09%
d. Onderwijzend personeel ten laste van het bestuur	-51	78.420	-0,07%	3.212	93.614	3,43%	3,50%
e. Onderwijzend personeel ten laste van andere overheden	2.666.732	4.743.000	56,22%	2.956.405	5.633.021	52,48%	-3,74%
f. Andere personeelskosten	237.889	559.051	42,55%	202.674	569.259	35,60%	-6,95%
g. Pensioenen	91.224	608.072	15,00%	132.700	924.900	14,35%	-0,65%
3. Individuele hulpverlening door het O.C.M.W.	456.981	967.784	47,22%	549.173	1.075.178	51,08%	3,86%
4. Toegestane werkingssubsidies	2.710.059	7.232.282	37,47%	2.730.348	6.580.977	41,49%	4,02%
5. Andere operationele uitgaven	13.433	40.645	33,05%	5.445	50.375	10,81%	-22,24%
B. Financiële uitgaven	61.098	264.345	23,11%	54.064	236.765	22,83%	-0,28%
1. Rente, commissies en kosten verbonden aan schulden	56.656	256.785	22,06%	53.929	234.205	23,03%	0,96%
2. Andere financiële uitgaven	4.441	7.560	58,75%	136	2.560	5,30%	-53,45%
C. Rechthebbenden uit het overschot van het boekjaar	0	0		0	0		0,00%
II. Exploitatieontvangsten	30-6-2021	MJP	Realisatie 2021	30-6-2022	MJP	Realisatie 2022	Realisatie 2022 vs. 2021
A. Operationele ontvangsten	15.045.194	36.445.275	41,28%	12.422.595	39.084.409	31,78%	-9,50%
1. Ontvangsten uit de werking	1.309.563	3.982.959	32,88%	1.198.265	4.180.661	28,66%	-4,22%
2. Fiscale ontvangsten en boetes	6.084.625	18.349.650	33,16%	773.116	19.008.911	4,07%	-29,09%
a. Aanvullende belastingen	4.398.243	15.596.257	28,20%	276.849	16.053.583	1,72%	-26,48%
- Opcentiemen op de onroerende voorheffing	73.255	7.392.855	0,99%	72.994	7.649.751	0,95%	-0,04%
- Aanvullende belasting op de personenbelasting	4.128.684	7.806.425	52,89%	24.057	7.964.678	0,30%	-52,59%
- Andere aanvullende belastingen	196.304	396.977	49,45%	179.798	439.154	40,94%	-8,51%
b. Andere belastingen en boetes	1.686.381	2.753.393	61,25%	496.268	2.955.328	16,79%	-44,46%
3. Werkingssubsidies	7.539.235	13.803.521	54,62%	10.293.369	15.543.442	66,22%	11,61%
a. Algemene werkingssubsidies	2.768.885	5.685.967	48,70%	5.055.247	6.106.148	82,79%	34,09%
b. Specifieke werkingssubsidies	4.770.350	8.117.554	58,77%	5.238.122	9.437.294	55,50%	-3,26%
4. Recuperatie individuele hulpverlening	62.076	161.965	38,33%	79.765	169.965	46,93%	8,60%
5. Andere operationele ontvangsten	49.695	147.180	33,76%	78.079	181.430	43,04%	9,27%
B. Financiële ontvangsten	116.306	999.439	11,64%	117.036	671.097	17,44%	5,80%
C. Tussenkomst door derden in het tekort van het boekjaar	0	0		0	0		0,00%
1. Samenstelling van de exploitatieuitgaven 2022 - Vergelijking toestand 30/06
Exploitatie-uitgaven	30-6-2021	MJP	Realisatie 2021	30-6-2022	MJP	Realisatie 2022	Realisatie 2022 vs. 2021 %	Realisatie 2022 vs. 2021 Absoluut
Goederen en diensten	2.552.817	8.120.851	31,44%	2.967.047	9.333.525	31,79%	0,35%	414.229
Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen	9.527.078	19.374.881	49,17%	9.984.279	21.462.072	46,52%	-2,65%	457.201
Individuele hulpverlening door het O.C.M.W.	456.981	967.784	47,22%	549.173	1.075.178	51,08%	3,86%	92.192
Toegestane werkingssubsidies	2.710.059	7.232.282	37,47%	2.730.348	6.580.977	41,49%	4,02%	20.289
Andere operationele uitgaven	13.433	40.645	33,05%	5.445	50.375	10,81%	-22,24%	-7.988
Financiële uitgaven	61.098	264.345	23,11%	54.064	236.765	22,83%	-0,28%	-7.033
2. Samenstelling van de exploitatieontvangsten 2022 - Vergelijking toestand 30/06
Exploitatie-ontvangsten	30-6-2021	MJP	Realisatie 2021	30-6-2022	MJP	Realisatie 2022	Realisatie 2022 vs. 2021 %	Realisatie 2022 vs. 2021 Absoluut
Ontvangsten uit de werking	1.309.563	3.982.959	32,88%	1.198.265	4.180.661	28,66%	-4,22%	-111.298
Fiscale ontvangsten en boeten	6.084.625	18.349.650	33,16%	773.116	19.008.911	4,07%	-29,09%	-5.311.508
- Aanvullende belastingen	4.398.243	15.596.257	28,20%	276.849	16.053.583	1,72%	-26,48%	-4.121.395
- Andere belastingen	1.686.381	2.753.393	61,25%	496.268	2.955.328	16,79%	-44,46%	-1.190.114
Werkingssubsidies	7.539.235	13.803.521	54,62%	10.293.369	15.543.442	66,22%	11,61%	2.754.134
Recuperatie individuele hulpverlening OCMW	62.076	161.965	38,33%	79.765	169.965	46,93%	8,60%	17.688
Andere operationele ontvangsten	49.695	147.180	33,76%	78.079	181.430	43,04%	9,27%	28.385
Financiële ontvangsten	116.306	999.439	11,64%	117.036	671.097	17,44%	5,80%	731

Exploitatiekosten

Goederen en diensten

De kosten van goederen en diensten zijn volgens bovenstaande tabel gestegen met ruim 400.000 euro, gebaseerd op de schema's T2 uit beide opvolgingsrapporteringen.

Verklaring van deze verschillen:

• Sterke stijging per individuele raming (>25.000 euro) in vergelijking met de cijfers van 2021 (totale stijging van 331.838,52 euro):
  • Elektriciteit voor de openbare verlichting: stijging met 102.629,07 euro
  • Interventiebestek weg- en fietsinfrastructuur: stijging met 60.330,39 euro
  • ICT voor de gemeente (algemeen): stijging met 57.339,68 euro
  • Onderhoud en benodigdheden groen: maaien bermen, vegen van de wegen, ...: stijging met 49.887,59 euro. Er werd 50.000 euro verschoven van de raming Vellen en snoeien van bomen, groenonderhoud i.k.v. opvolging kredieten door een andere dienst (zie hieronder)
  • Eid, reispassen, rijbewijzen: stijging met 34.694,37 euro
  • Gas Bruultjeshoek: stijging met 26.957,42 euro
• Sterke stijging per kostensoort (verspreid over diverse ramingen): stijging met 409.071,13 euro 
  • Elektriciteit: stijging met 174.854,68 euro
  • Gas: stijging met113.728,56 euro
  • IT en communicatielijnen: stijging met 70.291,56 euro
  • Benodigdheden en prestaties voor wegen en waterlopen: stijging met 50.196,33 euro
• Sterke daling (> 25.000 euro) in vergelijking met de cijfers van 2021 (totale daling van 284.160,62 euro):
  • Efficiënte en betaalbare ophaling en verwerking afval i.s.m. Ivarem: daling met 127.177,91 euro
  • Uitgave inzake personenbelasting: daling met 41.046,28 euro
  • Vellen en snoeien van bomen, groenonderhoud: daling met 36.610,48 euro, grotendeels te verklaren door de verschuiving i.f.v. opvolging kredieten door een andere dienst (zie hierboven)
  • Technisch materiaal en prestaties: daling met 38.338,57 euro
  • Benodigdheden voor ziektepreventie in tijden van corona: daling met 21.607,16 euro
  • Kosten voor opmaak kohier afvalbelasting: daling met 17.330,22 euro
• Sterke daling per kostensoort (verspreid over diverse ramingen): daling met 30.373,04 euro) 
  • Vergoeding voor prestaties: daling met 23.516,97 euro
• Kleinere wijzigingen ten gevolge van nieuwe projecten of wijzigingen ten opzichte van vorig jaar (totaal bedrag = 58.518 euro)
  • Gebruik van herbruikbaar materiaal bij de organisatie van eigen evenementen: 971,63 euro
  • Menstruatiearmoede: opstart van het project: 2.210,82 euro
  • Oekraïnecrisis: onderhoud gebouwen (574.75 euro), prestaties gebouwen (1.538,30 euro), aankoop basispakketten e.a. (6.133,57 euro)
  • Inschakelen expertise bij langdurige afwezigheid medewerkers (dienst burgerzaken): 12.087,90 euro

De meeste stijgingen zijn te verklaren door jaarlijkse prijsstijgingen en indexaties, een aantal bevoegdheden werden herbekeken, waardoor er een aantal kredieten tussen openbare werken en uitvoering verschoven zijn, hierdoor stijgen de kredieten van uitvoering en dalen die van dienst openbare werken. Tot slot zijn een aantal stijgingen het gevolg van het einde van de corona, zoals bijvoorbeeld de kosten voor Eid, reispassen, rijbewijzen, ... Dalingen zijn vaak het gevolg van uitgestelde facturatie door de leverancier.

Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen

De stijging in deze rubriek bedraagt ruim 450.000 euro, deze is voornamelijk te verklaren door de snelle indexatie van de lonen die heeft plaatsgevonden in 2022 (de lonen werden aangepast in februari 2022, april 2022 en juni 2022). Daarnaast zien we een verschuiving van statutair personeel dat vervangen wordt door contractueel personeel. Tot slot zijn er sinds eind 2021 een aantal bijkomende gepensioneerde mandatarissen.

De lage realisatiegraad is te verklaren doordat een krediet opgenomen voor een pensioenfonds voor gepensioneerde mandatarissen. Deze beslissing werd echter nog niet genomen, waardoor we op deze rubriek met een lage realisatiegraad zitten, terwijl de kosten in dezelfde lijn liggen als vorig jaar.

Individuele hulpverlening door het OCMW

Hier zien we een stijging t.o.v. 2021, in absolute cijfers van 92.192 euro. Dit hangt samen met het aantal dossiers dat in aanmerking komt voor steun.

Toegestane werkingssubsidies

Een aantal stijgers worden gecompenseerd door een aantal dalers, we lijsten de bedragen > 25.000 euro op

• Zorgbedrijf Rivierenland: +95.922 euro
• Coronafonds voor lokale ondernemers (éénmalig in 2021): - 49.999 euro
• Domein Roosendael - uitvoeren parkbeheerplan: - 39.000 euro

Andere operationele kosten

Deze liggen in dezelfde lijn als vorig jaar. 

Financiële kosten

De nalatigheidsintresten die vorig jaar sterk stegen, dalen terug in 2022 door betere spreiding van de gelden op diverse rekeningen. Het zwaartepunt ligt hier altijd in het tweede semester.

 

 

Exploitatie-ontvangsten

Ontvangsten uit de werking

De grootste daling zien we in de doorrekening van de personeelskosten aan het Zorgbedrijf Rivierenland van het gedetacheerd personeel. In 2021 werd al 998.838 euro doorgerekend, terwijl dit in 2022 slechts 719.463 euro was, een daling van 279.375 euro. Het gaat hier om een vertraging in de doorrekening van de kosten.

Anderzijds zien we o.a. ook een stijging in de ontvangsten van de concessie Sint-Michielskasteel, waar vorig jaar nog vrijstellingen werden toegekend (25.413 euro) en in de inkomsten sporthal Bruultjeshoek (40.645 euro), beiden hadden vorig jaar een lagere ontvangst dan normaal ten gevolge van corona. Er werd vorig jaar geen tussentijdse facturatie opgemaakt voor Bruultjeshoek na verloop van het eerste semester.

Fiscale ontvangsten en boeten

• Aanvullende belastingen
  • De belangrijkste wijziging is te merken in de aanvullende personenbelasting. We registreerden daar in 2021 een opbrengst van 4.128.684 euro, de afrekening die we jaarlijks ontvangen in mei, werd geboekt op de wachtrekening als voorschot in plaats van als effectieve ontvangst. Sinds de invoering van het voorschottensysteem was er al onduidelijkheid, sinds eind 2021 is de situatie nog ingewikkelder geworden. Er dient nog een correctieboeking te gebeuren. De verwachting is niet dat er minder zal ontvangen worden dan geraamd. Binnen de dienst financiën wordt er gezocht naar een goede werkwijze om deze cijfers te verwerken.
  • Ook bij de motorrijtuigen en de leegstand noteren we een stijging van respectievelijk 23.520 euro en 40.756 euro.
  • De onroerende voorheffing tot slot daalt t.o.v. 2020 met 19.562 euro.
• Andere belastingen
  • We noteren volgende dalingen:
    • Door de aankoop van nieuwe software werd het kohier van bedrijfsbelasting uitgesteld (-721.474,29 euro)
    • Kohier vaste bijdrage afvalbelasting (-342.799 euro) werd nog niet verwerkt in de cijfers
    • Belasting op leegstand (-44.000 euro)
  • Daarnaast merken we ook een aantal stijgingen / dalingen  t.o.v. vorig jaar, dit heeft meestal te maken met het aantal verkochte / belaste goederen:
    • Verkoop huisvuilzakken en pmd-zakken: -147.357,50 euro
    • Aanvragen omgevingsvergunningen: + 16.493 euro
    • Exploitatie recyclagepark - toegang: +17.986 euro
    • Belasting op afgifte van administratieve stukken (Eid, rijbewijzen, reispassen, ...): +45.555 euro

Werkingssubsidies

Er zijn een aantal stijgers / dalers en nieuwe subsidies:

Volgende stijgingen zien we in de cijfers:

• Nieuwe verplichting voor het verwerken van het gemeentefonds (opbrengst moet reeds geboekt worden) (+2.385.393,00 euro), maandelijkse stortingen worden afgeboekt op de opbrengst.
• Stijging personeelssubsidie onderwijzend personeel (ook in uitgaven) (+289.673 euro)
• Subsidie kinderopvang: +104.501 euro
• VIA-subsidies: +25.144 euro

Volgende dalingen merken we ook op in de cijfers:

• De gesco-regularisatiesubsidie werd nog niet geregistreerd in de boekhouding (-256.924)
• De subsidies van de scholen dalen t.o.v. vorig jaar. In 2021 werden een aantal bijkomende corona-subsidies uitgekeerd (-160.531 euro)
• Subsidies BKO: compensatie en noodopvang (-29.533,36 euro)

Volgende nieuwe subsidie i.k.v. projectwerking werd ontvangen:

• Samen digitaal: 160.000 euro
• Subsidie t.g.v. intekening in lokaal energie en klimaatpact: 69.553 euro

Recuperatie individuele hulpverlening OCMW - Andere operationele ontvangsten - Financiële ontvangsten

De recuperatie ligt iets hoger dan andere jaren (+17.688 euro). De andere operationele ontvangsten vertonen één grote stijging, nl. de terugvordering van de arbeidsongevallen van de verzekeraar (+18.256 euro). De financiële ontvangsten vertonen een kleine afwijking, welke te verwaarlozen is.

Investeringen

De laatste versie aanpassing meerjarenplan, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30/05/2022 sloot af met een investeringsplan van ruim 15,3 mio euro voor 2022. Daartegenover stonden investeringssubsidies (ontvangsten) t.b.v. 3,3 mio euro.

In totaal werd er ruim 1,4 mio euro betaald, met als belangrijkste projecten de heraanleg Molenstraat (569.915,29 euro), studiekosten bouw evenementenhal (148.646,36 euro) en de ontgravingen (111.740,74). De kosten van de andere projecten liggen lager dan 100.000 euro.

Er werd net geen 78.000 euro ontvangen als investeringssubsidie. De belangrijkste investeringsontvangst is de subsidie veilige schoolroute Waverstraat (41.391,45). De andere investeringsopbrengsten liggen lager dan 20.000 euro.

Financiering

Tot slot nog de kredieten m.b.t. financiering. De uitgaven werden geraamd op 1,57 mio euro, de ontvangsten op zo'n 486.000 euro. Daarnaast werd nog een lening ingeschreven t.b.v. 3.335.000 euro.
Momenteel registreerden we enkel al de uitgaven i.k.v. het DBFM Project Octopus (worden gefactureerd per kwartaal). Er werd een ontvangst gerealiseerd van de kapitaalaflossing van Pidpa Hidrorio t.b.v. 62.755,43 euro.

Alle andere boekingen verwachten we in de loop van het tweede semester. Aflossingen van leningen van het eerste semester worden geboekt met valutadatum 1 juli, vandaar dat ze ook nog niet mee opgenomen zijn in deze cijfers. Er werden nog geen nieuwe leningen opgenomen.

 

In tegenstelling tot de toepassing van de regelgeving van het gemeentedecreet/OCMW decreet is er in het decreet lokaal bestuur geen kredietbeperking meer gekoppeld aan totalen of saldi van beleidsdomeinen, beleidsdoelstellingen, investeringsrubrieken of andere inhoudelijke elementen in het budget en meerjarenplan.

De kredietbeperkingen die momenteel in voege zijn ingevolge het decreet lokaal bestuur situeren zich op het niveau van:

• De entiteit (GEM of OCMW)
• Het totaal van de exploitatie-uitgaven
• Het totaal van de investeringsuitgaven
• Het totaal van de financieringsuitgaven voor toegestane leningen en betalingsuitstel
• Het totaal van de ontvangsten uit leningen en leasings

Deze kredietbeperkingen zijn ook duidelijk zichtbaar in het schema M3 uit de beleidsrapporten.

Concreet zijn er dus geen kredietverschuivingen mogelijk tussen de gemeente en het OCMW en ook niet tussen verschillende boekjaren. Voor dergelijke aanpassingen is een aanpassing van het meerjarenplan nodig.

Hierdoor onderscheiden we volgende categorieën van wijzigingen aan het meerjarenplan:

1. Overdracht investeringen
   Dit is bevoegdheid college / vast bureau en deze beslissing moet genomen worden uiterlijk eind februari, volgend op het jaar waarop de kredieten voorzien waren. De overdracht van de investeringskredieten van 2021 werd goedgekeurd door deze organen in zitting van 21 februari 2022.
   Deze overdrachten zullen in deze rapportering niet besproken worden. Een afschrift van de beslissing kan eventueel opgevraagd worden.
2. Aanpassing meerjarenplan
   Dit is enkel de bevoegdheid van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn. Dit gaat voornamelijk over:
   a. Verhoging van krediet
   b. Verlaging van krediet
   c. Verschuiving in de tijd
   De laatste aanpassing meerjarenplan werd voorgelegd aan de gemeenteraad in zitting van 30 mei 2022. Ook deze aanpassingen zullen niet opgenomen worden in deze rapportering.
3. Verschuivingen
   Verschuivingen worden doorgevoerd op vraag van de budgethouder, eventueel in overleg met andere budgethouders. Dit gaat altijd over een budgetneutrale handeling.
4.  In tegenstelling tot het verleden bestaat een verhoging van uitgave enerzijds en ontvangst anderzijds niet meer (de vroegere interne kredietaanpassing). Dergelijke zaken dienen opgenomen te worden via Aanpassing meerjarenplan.

We beperken ons overzicht tot de verschuivingen, aangezien de andere beslissingen reeds voorgelegd werden aan het bevoegd bestuursorgaan. Verschuivingen die begin 2022 werden aangevraagd in het kader van de jaarrekening 2021 laten we ook buiten beschouwing, aangezien deze (indien relevant) ter sprake zijn gekomen bij het eindkrediet 2021 van de jaarrekening.

Verschuivingen geregistreerd in 2022
Sinds de invoering van BBC 2020 werken we meer op niveau van meerjarenplan dan op het niveau van het jaarlijkse budget. De verschuivingen worden geregistreerd op datum van aanvraag, ongeacht of ze betrekking hebben op het huidige boekjaar of een van de volgende boekjaren van het meerjarenplan.

We leggen ook in deze rapportering de focus op verschuivingen m.b.t. beleidsdoelstellingen met een beleidsmatige impact. Technische aanpassingen in functie van aanpassing aan ARK, dienst, beleidsveld, e.d. worden niet besproken. Individuele verklaringen > 10.000 euro geven we hieronder weer.

De belangrijkste aanpassingen die we optekenen bij beleidsdoelstelling 1 zijn:

• Verschuiving van steun aan projecten in het Zuiden en Noodhulp (-10.000 euro) naar steun aan Oekraïne onder aparte actie onder BD5
• Verschuiving van het krediet voor de rustbanken en ander straatmeubilair (+10.000 euro ) van een actie onder BD2  naar een andere actie onder BD1

 Bij beleidsdoelstelling 2:

• Verschuiving naar buitengewoon onderhoud van bestaande weg- en fietsinfrastructuur en parkings (+10.119,94 euro) van Heraanleg fietspad Mechelsesteenweg onder dezelfde BD
• Verschuiving van het krediet voor de rustbanken en ander straatmeubilair (+10.000 euro ) van een actie onder BD2  naar een andere actie onder BD1
• Verschuiving tussen 2 projecten om een verschuiving in tijd te kunnen realiseren voor de fietssnelweg aan het Stationsplein (148.646,36 euro van 2022 naar 2023)

Onder beleidsdoelstelling 3:

• Verschuiving tussen projecten om een verschuiving in tijd te kunnen realiseren voor de evenementenhal (148.646,36 euro van 2023 naar 2022)

Bij beleidsdoelstelling 4 :

• Verschuiving van groenonderhoud van dienst openbare werken naar dienst beheer en uitvoering (NIDOV)

Onder beleidsdoelstelling 5.  

• Verschuiving naar steun aan Oekraïne (+10.000 euro) van steun aan projecten in het Zuiden en Noodhulp onder BD1

Aangezien verschuivingen steeds budgetneutraal zijn, werd er ook soms krediet verschoven van / naar ramingen die niet beleidsmatig zijn (vallen onder Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen).

De totalen kan je hieronder terugvinden.

Kredietverschuivingen
	2022	2023	2024	2025
BD 1. Sint-Katelijne-Waver, een warme Vlaamse gemeenschap!
GEM	-248	7.000	7.000	7.000
OCMW	-3.930	-500	-500	-500
BD 2. Sint-Katelijne-Waver, iedereen veilig en mobiel!
GEM	-155.825	138.846	-9.800	-10.000
OCMW	0	0	0	0
BD 3. Sint-Katelijne-Waver, vol van leven!
GEM	307.163	-178.606	187.150	169.200
OCMW	70	0	0	0
BD 4. Sint-Katelijne-Waver, klaar voor de toekomst!
GEM	-391.564	-195.812	-394.693	-394.614
OCMW	0	0	0	0
BD 5. Sint-Katelijne-Waver, verantwoordelijk bestuurd!
GEM	8.837	-9.200	-9.200	-9.200
OCMW	9.000	0	0	0
Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen
GEM	231.636	237.772	219.543	237.614
OCMW	-5.140	500	500	500
Totalen
GEM	0	0	0	0
OCMW	0	0	0	0

Zaken die zich hebben voorgedaan in de eerste helft van 2022 die leiden tot wijzigingen in de grondslagen en assumpties werden verwerkt in de vijfde aanpassing van MJP 2020-2025 (05/2022).

Zaken die zich na deze aanpassing nog hebben voorgedaan en die leiden tot wijzigingen in de grondslagen en assumpties zullen worden verwerkt in de zesde aanpassing van MJP 2020-2025 (06/2022) in het najaar van 2022.

Zaken die zich hebben voorgedaan in de eerste helft van 2022 die leiden tot wijzigingen in de financiële risico's werden verwerkt in de vijfde aanpassing van MJP 2020-2025 (05/2022).

Zaken die zich na deze aanpassing nog hebben voorgedaan en die leiden tot wijzigingen in de financiële risico's zullen worden verwerkt in de zesde aanpassing van MJP 2020-2025 (06/2022) in het najaar van 2022. 

Er werd in het eerste semester van 2022 geen enkel visum geweigerd.

• Gemeente: 69 verleende visums, waarvan
  • 18 voor personeelszaken
  • 12 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten
• OCMW: 10 verleende visums, waarvan
  • 6 voor personeelszaken
  • 3 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten

 

Daarnaast wordt er ook conform het organisatiebeheersingssysteem voor bepaalde dossiers (o.a. met een onvoorziene of hoger dan voorziene budgettaire impact) een financieel advies verleend door de dienst financiën. In het eerste semester van 2022 werden er geen ongunstige financiële adviezen verleend.

• Gemeente: 122 gunstige financiële adviezen, waarvan
  
  • 14 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten
• OCMW: 8 gunstige financiële adviezen, waarvan
  
  • 4 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten

 

De volledige lijsten van de visums en adviezen kunnen opgevraagd worden bij de financiële dienst.

Algemeen
Eind 2020 werd de afdeling financiën versterkt met een deskundige debiteurenbeheer.

Momenteel zijn we een project aan het uitwerken om de invordering van OCMW en gemeente efficiënter te laten verlopen, waarbij aandacht zal geschonken worden aan efficiënte invordering, maar met het oog op de differentiatie van het cliënteel OCMW en gemeente.

Sinds dit jaar zijn er nieuwe richtlijnen rond de boeking van het gemeentefonds. In het verleden werd het gemeentefonds geboekt als vordering op het moment dat de gelden effectief ontvangen werden. Vanaf 2022 moet er een vordering aangemaakt worden voor het totaal bedrag dat verwacht wordt, hierdoor is het openstaand saldo van de vorderingen uiteraard aanzienlijk gestegen. 

Facturatie en opbrengsten 1ste semester 2022

Hieronder geven we een overzicht van de opbrengsten van het eerste semester 2022 per entiteit.

Dit geeft het totaal aantal geregistreerde opbrengsten weer, naast de uitgestuurde facturen en aanslagbiljetten bevat dit dus ook alle andere geregistreerde ontvangsten zoals bvb. subsidies, ontvangsten geregistreerd in de kassatoepassing (worden globaal geboekt als ontvangst).

Periode / Entiteit	Aantal	Bedrag
Kwartaal 1	2.496	12.103.763,06
Gemeente	2.259	10.565.983,03
OCMW	237	1.537.780,03
Kwartaal 2	4.204	10.264.794,55
Gemeente	3.944	7.709.638,03
OCMW	260	2.555.156,52
Totaal	6.700	22.368.557,61

In totaal werden dus 6.700 opbrengsten geregistreerd voor een totaal bedrag van ruim 22 mio euro.

Totaal openstaande vorderingen

Hieronder presenteren we een overzicht van het totaal aan openstaande schulden per 30/06/2022 van zowel gemeente als OCMW.

We sorteren de gegevens op 3 manieren:

1. Totaal openstaande vorderingen per entiteit

Openstaande per entiteit	Saldo openstaand bedrag
Gemeente	3.126.219,51
OCMW	1.151.208,23
Totaal	4.277.427,74

 

2. Totaal openstaande vorderingen per soort opbrengst

Openstaande per soort opbrengst	Saldo openstaand bedrag
Andere terugvorderingen	806.419,44
Belastingen	413.455,21
GAS	9.732,40
Gemeentefonds	2.590.307,38
Huur, huurgelden en waarborgen	135.974,28
Invorderingskosten	4.679,66
Retributie	170.663,90
Steun	146.195,47
Totaal	4.277.427,74

 

3. Totaal openstaande vorderingen volgens opvolgingscode

Opvolgingscode	Openstaand saldo
Nog geen actie ondernomen / Nog niet vervallen (inclusief gemeentefonds)	3.228.927,40
Eerste aanmaning	676.048,41
Aangetekende aanmaning	73.367,97
Afbetalingsplan	28.581,07
Collectieve schuldbemiddeling	30.619,97
Deurwaarder	148.300,21
Faillissement	22.561,58
Gerechterlijke vervolging	53.021,57
Overige:	15.999,56
Hangende zaken	113,00
Geen ontheffing na bezwaar	5.600,00
Minnelijk verzoek (administratieve vergissing)	99,00
Onwaarde	4.168,96
Uitvoerbaar te verklaren	1.618,60
Verweer GASAM	986,00
Afvoering van ambtswege	3.414
Totaal	4.277.427,74

Om de invordering van de facturen / belastingen te bekomen, worden volgende processen uitgevoerd:

• Versturen factuur / aanslagbiljet (bij belastingen)
• Na vervaldatum: eerste herinneringsbrief zonder kosten
• Na vervaldatum eerste herinneringsbrief: tweede herinneringsbrief met toepassing van het retributietarief van 15 euro per zending, deze brieven worden aangetekend verstuurd.
• Bij niet betaling: deurwaarder inschakelen
  • Voor retributies: eerst nog uitvoerbaarverklaring door het college
  • Voor belastingen: kennis geven aan het college dat de dossiers worden doorgestuurd naar de deurwaarder.

Daarnaast zijn er ook een aantal mogelijkheden, waarbij wij de vorderingen nog steeds in onze boekhouding hebben, maar de invordering vertraging oploopt, dit is vaak het geval bij:

• Faillissementen: er wordt beslag gelegd op het hele vermogen ten behoeve van de gezamenlijke schuldeisers, voor wat betreft belastingen zijn wij bevoorrecht, maar na financiële instellingen.
• Collectieve schuldenregeling: is een gerechtelijke procedure om structurele schuldproblemen aan te pakken. Een schuldbemiddelaar beheert het inkomen van de betrokkene in zijn / haar plaats en helpt op die manier de schulden af te betalen. Na de collectieve schuldenregeling kan de betrokken persoon terug schuldenvrij door het leven.
• Budgetbegeleiding: hierbij is het doel dat de persoon leert hoe hij / zij zijn / haar inkomsten en uitgaven kan beheren, meestal is dit in samenwerking met een maatschappelijk werker van het OCMW. In tegenstelling tot collectieve schuldenregeling beheren ze zelf hun eigen budget. 
• Afbetalingsplan: betrokkene vraagt of hij / zij om de schuld te mogen aflossen in onderling afgesproken termijnen.

Tot slot zijn er een aantal momenten waarbij wij de verdere invordering van een dossier (tijdelijk) opschorten:

• Notaris: indien een notaris een akte regelt voor een inwoner van de gemeente, doet hij navraag of de betrokkene nog openstaande schulden heeft, deze worden dan verrekend bij het verlijden van de akte. Deze code is slechts 1 maand van toepassing, daarna wordt de verdere vervolging terug opgestart.
• Bezwaar: de belastingplichtige betwist de aanslag, zolang er geen uitspraak is van het college wordt het factuur niet aangemaand.
• Geen ontheffing na bezwaar: de personen die een bezwaar aangetekend hebben tegen een beslissing krijgen deze beslissing toegestuurd en krijgen nog een laatste betalingstermijn waaraan moet voldaan worden, daarna zal de invorderingsprocedure opnieuw opgestart worden. 
• Gerechtelijke vervolging: zelden volgt na een bezwaar een rechtszaak, ook dan worden er geen verdere aanmaningen verstuurd.
• Hangende zaken: na een tweede aanmaning ontvangen we enkel de hoofdsom zonder administratieve kosten voor aangetekende zending, burger betaald enkel de hoofdsom, ze worden nog wel minnelijk verzocht om deze kosten te betalen, maar de som is onvoldoende voor verdere gedwongen vervolging.
• Minnelijk verzoek / administratieve vergissing: na inkohiering werd nieuwe informatie aangeleverd waaruit blijkt dat deze vordering niet betaald dient te worden, in de boekhouding kan deze enkel geannuleerd worden nadat hiervan een beslissing is genomen door het college van burgemeester en schepenen, omdat zij ook de initiële vordering hebben vastgesteld.
• Uitvoerbaar te verklaren belastingen en retributies: vooraleer we hier verdere stappen mogen zetten in het invorderingsproces, dienen deze vorderingen eerst uitvoerbaar verklaard te worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij de belastingen gaat het enkel over contantbelastingen.
• Verweer GASAM: de facturen van GASAM worden deels opgevolgd door stad Mechelen, indien er verweer werd ingediend stoppen wij voorlopig de verdere aanmaningen.
• Afvoering van ambtswege: indien diegene waaraan gefactureerd werd van ambtshalve werd afgevoerd, dan kunnen wij uiteraard niet verder gaan met invordering. Deze dossiers blijven nog een tijd openstaan, indien bij de volgende goedkeuring van de onwaarden nog geen nieuw adres gekend is, worden deze mee oninvorderbaar geboekt.
• Onwaarde: indien we documenten krijgen ter staving van de oninvorderbaarheid, dan markeren we deze opbrengst met code Onwaarde,. Deze opbrengsten worden dan bij de eerstvolgende goedkeuring van de financieel directeur als oninvorderbaar afgeboekt. 

Onwaarden

De financieel directeur is bevoegd om schulden oninvorderbaar te verklaren indien er voldoend bewijzen zijn dat de openstaande bedragen niet gevorderd kunnen worden. Volgende onwaarden werden geboekt in het eerste semester 2021.

Entiteit / Soort onwaarde	Hoofdsom	Invorderingskosten	Totaal
Gemeente	8.983,96	173,66	9.157,62
Bedrag te klein voor gedwongen invordering	4,96	55,04	60,00
Faillissement	8.979,00	118,62	9.097,62
OCMW	450,00	15,00	465,00
Persoon is insolvabel	450,00	15,00	465,00
Totaal	9.433,96	188,66	9.622,62

 

Bestelprocedure

Eind 2021 werd het nieuwe organisatiebeheersysteem goedgekeurd voor de uitgavenprocedure. Deze nieuwe procedure werd toegepast vanaf 2022.

Volgende scenario's zijn mogelijk (alle vernoemde bedragen zijn exclusief BTW):
•    Prijsvraag met beperkte waarde (tot 1.000 euro), hier kan men gemotiveerd afwijken waarom er geen drie prijsvragen werden geregistreerd.
•    Prijsvraag 1.000 euro tot 10.000 euro, deze gebeurt door de aankopende dienst, zij vragen 3 prijzen en gunnen aan de economisch meest voordelige leverancier.
•    Prijsvraag vanaf 10.000 euro, deze gebeurt door de dienst contractbeheer in samenspraak met de aankopende dienst, de beslissing van een dergelijke aankoop is bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Volgens de aankoopprocedure moeten er bestelbons gemaakt worden bij het aangaan van een verbintenis. In de eerste twee gevallen, gebeurt de registratie door de aankopende dienst, in het laatste geval door de financiële dienst.

Indien er een verbintenis aangegaan wordt voor meerdere jaren, dan worden hier via bestelbon de kredieten gereserveerd in de verschillende jaren. Vaak is dergelijke verbintenis ook een beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

Tot slot zijn er bestelbons die automatisch gegenereerd worden bij het goedkeuren van een factuur, we denken hierbij bijvoorbeeld aan kosten die automatisch gefactureerd worden, zoals o.a. nutsvoorzieningen, abonnementen, telefonie, loonverwerking, … Deze categorie is het moeilijkste om te interpreteren. Enerzijds bestaat er ook een opsplitsing per bedrag, maar bij de loonboeking bijvoorbeeld wordt er automatisch een proces gekozen. Tijdens de loop van het eerste kwartaal werd nog een bijkomende soort ingesteld nl. "subsidie", deze werd niet gebruikt vanaf het begin van het jaar. De werkgroep zal dit onderdeel nog verder uitwerken. De dienst openbare werken heeft ervoor gekozen om hun werken uit te splitsen volgens gunning, prijsherzieningen en berekeningen. Dit gebeurt niet door andere diensten. De opsplitsing gebeurt voornamelijk voor de nieuwe dossiers.
 
We geven hieronder een overzicht van de bestelbons per soort en per entiteit, het totaal bedrag is enkel het bedrag van 2022 indien het gaat over meerjarenbons.

Entiteit	Aantal bestelbons	Totaal bedrag
Gemeente	6.100	18.502.191,18
Meerjarenbons           1.000 euro tot 10.000 euro           > 10.000 euro      Aangevraagde bestelbons           tot 1.000 euro          1.000 euro tot 10.000 euro          > 10.000 euro      Automatisch gegeneerde bestelbons           gewone bestelbons           subsidies           prijsherzieningen           verrekeningen	3 37   750 197 81   4.929 77 23 3	20.362,44 966.017,19   196.609,70 550.682,42 4.119.400,22   12.402.868,94 159.234,32 87.312,70 -296,75
OCMW	3.696	3.793.254,12
Meerjarenbons           > 10.000 euro      Aangevraagde bestelbons           tot 1.000 euro          1.000 euro tot 10.000 euro          > 10.000 euro      Automatisch gegeneerde bestelbons           gewone bestelbons	2   36 3 1   3.654	61.772,08   5.735,87 3.529,20 53.715,50   3.668.501,47
Totaal	9.796	22.295.445,30

Als we de samenvatting bekijken, is het wel aangewezen dat we nog een bijsturing doen van de parametrisatie van de processen, er zijn bijvoorbeeld ook subsidies in het OCMW, terwijl dit niet uit bovenstaande rapportering komt. Dit zal dus nog verder herbekeken en bijgestuurd worden, zodat deze rapportering beter aansluit bij de organisatiebeheersing.

Kosten en inkomende facturen

Betalingen kunnen gebeuren ofwel door middel van een factuur, ofwel door middel van de registratie van een kost.

OCMW en gemeente zijn twee entiteiten die beide methodes toepassen, maar we merken wel een enorm verschil in de beide entiteiten.

In de gemeente worden de meeste prestaties en leveringen gefactureerd en betaald op basis van een leveranciersfactuur. In het OCMW is dit slechts een klein aandeel.

In het OCMW zijn de begunstigden van betalingen vaak cliënteel van het OCMW. De registratie gebeurt in aparte software en worden via een bestand ingebracht als kost in de boekhouding. Aangezien kosten ook aan de juiste periode dienen toegewezen te worden, gaat het vaak over een vrij groot aantal kosten, telkens met een beperkt bedrag. Er zijn dus geen aanvraagdocumenten of stavingsdocumenten in de boekhoudtoepassing voor deze kosten. In de gemeente is dit eerder uitzonderlijk, o.a. de loonkosten worden zo geregistreerd.

Entiteit	Aantal facturen	Bedrag facturen	Aantal kosten (andere dan facturen)	Bedrag kosten
Gemeente	3.802	5.114.623,67	444	11.277.951,86
OCMW	215	164.801,19	2.683	4.118.168,09
Totaal	4.017	5.279.424,86	3.127	15.396.119,95

 

Totaal openstaande kosten

Zowel voor het OCMW als voor de gemeente werken wij met het principe dat facturen betaald worden als ze goedgekeurd werden door de betrokken dienst, nadat deze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.

De openstaande kosten zijn dus zeer beperkt. Eind juni waren de belangrijkste openstaande kosten:

• Rechtszaak HVAC-installatie zwembaden
• Afrekening Hageweg (door niet vervulling van de voorwaarden)