AC 5.2.2. Consultatie & participatie

Ons plan

We gaan permanent in dialoog met al onze inwoners uit onze gemeente. Zo houden we de vinger aan de pols. We dynamiseren de kernraden. We organiseren info- en bewonersvergaderingen, thematische participatiemomenten en ontwikkelen nieuwe formules en instrumenten voor burgerparticipatie. We maken een participatiereglement op. We organiseren projecten rond burgerschap voor scholen.

Tijdpad & mijlpalen

Tijdpad & mijlpalen

• Opstellen en goedkeuren participatiereglement – kwartaal 1 2021 – uitgevoerd
• Samenstellen interne werkgroep inspraak – kwartaal 1 2021 – uitgevoerd
• Uitbouw participatieplatform in samenwerking met de firma Hoplr – kwartaal 4 2020 - uitgevoerd
• Organisatie participatietraject dorpskernvernieuwing Onze-Lieve-Vrouw-Waver – kwartaal 3 2021 – uitgevoerd
• Erkenning van verschillende inspraak- en participatiegroepen - continu
• Werving en selectie diensthoofd communicatie en participatie – kwartaal 2 2022 - uitgevoerd
• Organisatie ouderenbehoefteonderzoek - kwartaal 2 2022 - uitgevoerd
• Uitwerking en implementatie van nieuwe participatiemethodiek het rondetafelgesprek - kwartaal 2 2023 - uitgevoerd
• Actualisatie participatiereglement - kwartaal 2, 3 en 4 2024 - gepland
• Uitwerken subsidiereglement voor participatie en co-creatie – kwartaal 4 2023 tot kwartaal 2 2024 - lopend

Stand van zaken

Stand van zaken (toelichting)

    Opstellen en goedkeuren participatiereglement – kwartaal 1 2021 – uitgevoerd

Het decreet lokaal bestuur verplicht lokale besturen om een participatiereglement op te stellen. In het eerste kwartaal van 2021 werd een nieuw participatiebeleid uitgewerkt met aandacht voor meer:

•    (kwalitatieve) participatie;
•    oplossingsgericht denken;
•    samenwerken met inwoners;
•    verbindingen tot stand brengen;
•    onzichtbare vrijwilligers in de kijker zetten.

Het nieuwe reglement geeft een overzicht van de verschillende inspraakmogelijkheden die burgers hebben in Sint-Katelijne-Waver.
Het reglement omvat:

•     de verplichte inspraakinitiatieven uit het decreet lokaal bestuur;
•     de verplichtingen in verband met openbaarheid van bestuur uit het bestuursdecreet;
•     de eigen initiatieven die de vijf pijlers van het  participatiebeleid invullen:

o          informeren;
o          consulteren en raadplegen;
o          participeren;
o          co-creëren;
o          netwerken.

De nieuwe inspraakvormen voor de gemeente Sint-Katelijne-Waver zijn:

•    expertengroep (op initiatief van de ambtenaar, deskundigen hoeven geen inwoners te zijn);
•    klankbordgroep (op initiatief van de inwoners, erkenning door college is noodzakelijk);
•    co-creatie (samenwerking tussen inwoners en bestuur, goedkeuring door college noodzakelijk);
•    netwerkmomenten (op initiatief van het bestuur of een dienst).

Samen met de goedkeuring van dit participatiereglement zullen artikelen 45 tot en 49 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad moeten worden opgeheven. Deze worden immers opgenomen in het nieuwe participatiereglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Het nieuwe participatiereglement werd in zitting van 1 februari 2021 goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Om het reglement goed kenbaar te maken bij onze inwoners werd op de gemeentelijke website een apart thema ‘participatie’ voorzien. Hier staat een link naar het participatieplatform ‘participatie.skw.be’ en het goedgekeurde participatieplatform.
Ook de indeling van de website werd aangepast aan het reglement, een aantal onderwerpen kregen digitale formulieren en de nieuwigheden uit het reglement zijn opgesomd.
Tijdens de kernraden van het najaar van 2021 werd een toelichting gegeven over het nieuwe participatiebeleid aan de inwoners.

•    Samenstellen interne werkgroep inspraak – kwartaal 1 2021 – uitgevoerd

Om het nieuwe participatiebeleid op gang te trekken en om een overzicht te bewaren over de verschillende inspraakinitiatieven, werd in het eerste kwartaal van 2021 een 'interne werkgroep inspraak' opgericht worden. De leden van de werkgroep werden aangesteld door het managementteam voor maximum drie jaar en zijn medewerkers van de verschillende directies in onze organisatie.
De interne werkgroep inspraak:

•    ondersteunt medewerkers;
•    geeft advies aan het college/vast bureau;
•    rapporteert aan de raad.

De interne werkgroep inspraak is samengesteld door het M-team op 26 januari 2021. De werkgroep heeft aanvragen behandeld op 18/03, 01/04, 03/05 en 24/06.
Het college heeft kennisgenomen van de opgerichte klankbordgroepen, expertengroepen en co-creatieprojecten.

•    Uitbouw participatieplatform in samenwerking met de firma Hoplr – kwartaal 4 2020 - uitgevoerd

Het lokaal bestuur wil inspelen op wat er leeft in onze gemeente en daarvoor hebben we de hulp nodig van onze inwoners. Zoals opgenomen in het goedgekeurde participatiereglement is het participatiebeleid interactief en steunt op vijf pijlers: informeren, consulteren/raadplegen, participeren, co-creëren en netwerken.

Om het participatiebeleid overzichtelijk te houden voor inwoners, raadsleden en medewerkers hebben we een participatieplatform ontwikkeld. Hier kunnen we zelf initiatieven lanceren, kunnen inwoners ideeën kunnen posten en kunnen bezoekers zien met welke stappen we bezig zijn in een project.

Voor de opmaak van het participatieplatform gebruiken we de software van het burennetwerk Hoplr (www.hoplr.com). Hoplr is één van onze succesvolle communicatiekanalen waar we al een aantal jaar  actief op zijn. Momenteel zijn 3.062 huishoudens uit Sint-Katelijne-Waver lid en dit aantal blijft groeien.

Het nieuwe participatieplatform kan door iedereen geraadpleegd worden, ongeacht of iemand lid is van Hoplr of niet. Tijdens kwartaal 2 2021 vond een overleg plaats met de firma Hoplr om het participatieplatform verder te verbeteren.

•    Erkenning van verschillende inspraak- en participatiegroepen - continu

Na de goedkeuring van het nieuwe participatiereglement hebben onze inwoners de mogelijkheid zich te groeperen rond een bepaald thema via een klankbord- of expertengroep. Sinds de goedkeuring van het participatiereglement erkende het college volgende inspraakgroepen:

•    Klankbordgroep sport (CBS 10/05/2021)
•    Expertengroep fietsstraten (CBS 25/05/2021)
•    Expertengroep fair trade (CBS 25/05/2021)
•    Expertengroep ontwikkelingssamenwerking (CBS 25/05/2021)
•    Expertengroep regenboogbeleid (CBS 25/05/2021)
•    Expertengroep voor de aanleg van een sterrenweide (CBS 25/05/2021)
•    Expertengroep regionaal mobiliteitsplan (CBS 07/06/2021)
•    Klankbordgroep senioren (CBS 30/08/2021)
•    Klankbordgroep zwerfvuil (CBS 06/12/2021)
•    Expertengroep land- en tuinbouw (CBS 19/04/2022)
•    Expertengroep PAS – Programmatorische Aanpak Stikstof (CBS 20/06/2022)
•    Expertengroep dierenwelzijn (CBS 24/04/2023)
•    Expertengroep sport (CBS 26/06/2023)

•    Werving en selectie diensthoofd communicatie en participatie – kwartaal 2 2022 – uitgevoerd

In het tweede kwartaal van 2022 diende onze communicatieambtenaar haar ontslag in. Hiermee verliet onze expert ‘inspraak en organisatie’ onze organisatie. Om dit verlies op te vangen keurde de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 30 mei 2022 verschillende wijzigingen aan de personeelsformatie goed. Eén van deze wijzigingen betrof de opsplitsing van de huidige dienst organisatie waarbij een nieuwe dienst ‘communicatie en participatie’ ontstaat.

Voor deze nieuwe dienst werd in kwartaal 3 van 2022 een nieuw diensthoofd geworven.

Met deze nieuwe dienst en het nieuwe diensthoofd ‘communicatie en participatie’ wenst de organisatie nogmaals het belang dat zij hechten aan een goed uitgebouwd communicatie- en participatiebeleid te onderstrepen.

Het nieuwe diensthoofd trad in dienst op 3 januari 2023. Opdracht van het nieuwe diensthoofd is om het inspraak- en participatiebeleid van onze gemeente verder te blijven ontwikkelen en uit te bouwen. In het kader hiervan het zal het participatiereglement worden geactualiseerd.

•    Organisatie ouderenbehoefteonderzoek - kwartaal 2 2022 - uitgevoerd

De ouderenbehoefteonderzoeken zijn ontstaan begin 2000 door een nauwe samenwerking tussen medewerkers van de Vrije Universiteit Brussel en de Hogeschool Gent, in samenwerking met het provinciebestuur West-Vlaanderen. In co-creatie met alle stakeholders werd een participatieve methodiek ontwikkeld, die toelaat om met een wetenschappelijk onderbouwde vragenlijst de leefsituatie van thuiswonende ouderen in kaart te brengen. De sociaal-gerontologische thema’s in de vragenlijst zijn ruim: leeftijdsvriendelijke gemeente, huisvesting, cultuurparticipatie, kwetsbaarheid, vrijwilligerswerk, buurtbetrokkenheid, inclusie, active ageing, kwaliteit van leven,…

Het unieke aan dit project is dat het steunt op de inzet en enthousiaste medewerking van heel wat lokale partners uit de gemeente, ouderenorganisaties en oudere vrijwilligers. De participatorische methode zorgt ervoor dat ouderen zelf deel uitmaken van het onderzoek en een actieve rol spelen in alle fases van het project gaande van planning, de ontwikkeling en de realisatie van het onderzoek tot de uiteindelijke ontwikkeling van het lokale ouderenbeleid. 

Het onderzoek vond reeds plaats in meer dan 200 Vlaamse steden en gemeenten. De resultaten van het onderzoek ondersteunen de ontwikkeling of toetsing van het lokaal ouderenbeleid. Verschillende steden en gemeenten kozen ervoor om het onderzoek een tweede keer en derde keer uit te voeren als toetsing van het gevoerde beleid en als vinger aan de pols voor de evoluties binnen de populatie.

In het najaar van 2014 werd in Sint-Katelijne-Waver een eerste ouderenbehoefteonderzoek uitgevoerd. Normaal ging er in 2021 een nieuwe ouderenbehoefteonderzoek plaatsvinden, maar corona stak hier een stokje voor. 

Een groep senioren zal in co-creatie een tweede ouderenbehoefteonderzoek uitvoeren in 2022.  

Het Zorgbedrijf Rivierenland is vragende partij voor een tweede ouderenbehoefteonderzoek. De gegevens zijn waardevol voor toekomstige ontwikkelingen. Op 7 mei 2022 was de effectieve start van een lokaal dienstencentrum op de site van het woonzorgcentrum. Een bevraging van de doelgroep is noodzakelijk en kan gekoppeld worden aan een ruimer behoefteonderzoek. Er werd met de VUB afgesproken om een aantal extra vragen op te nemen die interessante informatie kunnen opleveren voor het lokaal dienstencentrum. Het lokaal dienstencentrum zal ook vrijwilligers aanbieden om de enquêtes rond te brengen. 

Tussen augustus 2022 en januari 2023 werden de enquêtes verzameld. We werden geconfronteerd met een groot aantal weigeringen of blanco terugbezorgde enquêtes. We bereikten 90% van onze initiële steekproef waardoor we toch kunnen spreken van een goed representatief onderzoek . Begin januari 2023 werden de enquêtes ingevoerd in een acces data base. Het onderzoek werd in mei 2023 volledig afgerond en in juni van datzelfde jaar ontvingen we het volledige onderzoeksrapport van 375 pagina’s. 
Op dinsdag 23 mei 2023 stelde de VUB de resultaten voor aan de doelgroep. Een dertigtal 60 plussers woonden deze presentatie bij. Op woensdag 7 juni 2023 werden de resultaten voorgesteld op de raadscommissie. Bij uitwerking van het toekomstig ouderenbeleid zal er gebaseerd worden op de resultaten van het ouderenbehoefte onderzoek. 
In het gemeentelijke infomagazine #SKWLeeft van juli en augustus 2023 werden de voornaamste bevindingen gecommuniceerd naar een breder publiek met verwijzing naar de website waar het volledige onderzoek geraadpleegd kan worden. 
In het najaar volgt er nog een presentatie op de open zorgraad van de Eerstelijnszone en voor Zorgbedrijf Rivierenland. Hier zullen zowel de resultaten van Mechelen als van Sint-Katelijne-Waver voorgesteld worden. 

•    Uitwerking en implementatie van nieuwe participatiemethodiek in kwartaal 2 2023 : het rondetafelgesprek

In het voorjaar 2023 hebben we een nieuwe participatiemethodiek uitgewerkt, namelijk het rondetafelgesprek. Bij een rondetafelgesprek gaan inwoners en experten in gesprek om samen tot creatieve oplossingen te komen voor een concrete situatie. De inwoners hoeven geen experten te zijn, vooral een constructieve houding om samen rond een thema te werken is belangrijk. Iedereen rond de tafel is gelijk.

Op 25 april 2023 werd een eerste rondetafelgesprek georganiseerd over de verkeersituatie in de schoolomgeving Dijkstein. Een open oproep voor deelnemers werd gelanceerd via het participatieplatform. Uiteindelijk waren 11 inwoners aanwezig op het gesprek, aangevuld met enkele personeelsleden van de school. Als experts waren de expert mobiliteit van het gemeentebestuur en twee inspecteurs van de politiezoen BoDuKaP aanwezig.

Het rondetafelgesprek werd positief geëvalueerd, verschillende acties die werden besproken op het gesprek zijn ondertussen voorzien (zowel op korte als lange termijn). Naar de toekomst toe zal deze methodiek verder worden ingezet.

•    Uitwerken subsidiereglement voor participatie en co-creatie – kwartaal 4 2023 tot kwartaal 2 2024 - lopend

In het meerjarenplan is een jaarlijks budget voorzien van 8.350 euro voorzien voor de ondersteuning van inwoners voor acties rond participatie en co-creatie. In het eerste kwartaal van 2024 zal een subsidiereglement worden opgesteld dat mogelijk moet maken voor inwoners om subsidies aan te vragen,  de voorbereiding hiervan zijn reeds opgestart in kwartaal 4 van 2023. In kwartaal 2 van 2024 zal een oproep voor participatie of co-creatie projecten worden gelanceerd.

•    Actualisatie participatiereglement - kwartaal 2 tot 4 2024 

Het huidige participatiereglement werd door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd in zitting van 1 februari 2021. Na twee jaar is het aangewezen om het bestaande reglement te evalueren en te actualiseren waar nodig. De actualisatie van dit participatiereglement was initieel voorzien voor het derde en vierde kwartaal 2023, maar zal pas worden opgestart in het tweede kwartaal van 2024.

 

Wat kost het?

Wat kost het?

In het meerjarenplan is een jaarlijks budget voorzien van 8.350 euro voorzien voor de ondersteuning van inwoners voor acties rond participatie en co-creatie. Dit budget zal worden gebruikt om aan de hand van een subsidiereglement subsidies toe te kennen aan inwoners of verenigingen die een participatie of co-creatie project willen opstarten.

Jaarrekening 2023